Bagaimana Cara Membuat SOP

Bagaimana cara menyusun SOP? Kami akan membahas secara rinci yang terbagi kedalam 2 (dua) bagian penyusunan SOP, yaitu pra penyusunan dan cara menyusun SOP. Wah, kok agak repot ya? Kata siapa?mudah kok. Hanya saja perlu proses detilisasi secara menyeluruh. Perlu melibatkan semua tim dalam proses penyusunannya, karena hal ini akan diimplementasikan oleh tim tersebut, jadi perlu kerjasama semua lini organisasi. Oke, mari kita bahas tahapan-tahapan dalam menyusun SOP:
1. Gali dan kumpulkan informasi sebanyak-banyaknya mengenai proses kerja baik itu yang bersifat kualitatif maupun kuantitatif. Hal ini bisa dilakukan dengan cara menuliskan hal apa saja yang dikerjakan oleh masing-masing tim Anda. Dalam proses ini Anda bisa berdiskusi dan melakukan tanya-jawab (interview) dengan pihak yang bertanggung jawab, atau yang sedang menjabat pada posisi yang akan dibuat SOP. Interview tersebut dilakukan agar dapat memahami secara lebih detail proses kerja yang akan dibuat.
2. Tuliskan langkah demi langkah secara bertahap.
3. Gunakan opsi-opsi atau lakukan perbandingan dengan lebih dari satu proses kerja. Lalu pilihlah yang mendekati efektivitas dan efisiensi organisasi.
4. Pilih setiap instrumen yang diperlukan pada setiap proses kerja (bersifat alat bantu (tools): hardware, software, atau perangkat lainnya) untuk di masukkan ke dalam SOP yang akan dibuat.
5. Langkah berikutnya, catat efisiensi waktu, biaya (cost) dan sumber daya lainnya untuk dituangkan pada sistem yang akan digunakan.
6. Sistem yang dipilih dapat sebelumnya harus didiskusikan (melibatkan staff, customer dan pihak-pihak lain yang terlibat ) terlebih dahulu dengan bagian yang bertanggung jawab (misal : Kepala Departemen ybs) untuk menerima pendapat dan masukan.
7. Buat dahulu draft baku untuk dilakukan pembahasan dengan team yang ada (jika menggunakan sistem ISO, ikuti prosedur atau proses yang berlaku)
8. Lakukan uji coba instrumen yang ada dengan draft. Apabila masih ada yang belum pas, silahkan diperbaiki lagi sampai dianggap mewakili keadaan yang sebenarnya.
9. Jika dirasa sudah mantap atau mewakili alur proses yang dilakukan secara berkala cukup efektif dan efisien, hal berikut yang dilakukan yaitu minta persetujuan dari pimpinan (tentu hal ini dilakukan setelah sebelumnya dibuat draft revisi final atas SOP yang bersangkutan).
10. Lakukan sosialisasi secara resmi kepada seluruh tim terkait SOP baru yang akan di terapkan.
11. SOP itu terkait dengan Habit, atau kebiasaan perusahaan. Agar sesuai dengan hasil yang diinginkan, beri jangka waktu (masa transisi) untuk persiapan antara sosialisasi dengan waktu penerapan SOP.



SOP. Perlu diingat sekali lagi, hal mendasar dari SOP adalah mudah dipahami dan (mudah) diaplikasikan oleh tim yang bersangkutan. Oleh sebab itu prinsip dasarnya adalah SOP itu Mudah dibaca, dipahami dan dilaksanakan. Bagian ini adalah template yang dapat diterapkan dalam penyusunan form SOP.

Mari kita bahas bagian selanjutnya dalam menyusun SOP, yaitu :

• Gunakan kata kerja di setiap kalimat aktif, hal ini silakukan agar para pembaca SOP melakukan sesuatu. Misalnya “Minta tanda tangan ke customer sebagai bukti pengiriman barang” , “Kirim analisa ke supplier” , karena terkadang kita sering menulis seperti  -> “Analisis dikirim kepada supplier“
• Gunakan kalimat positif yang tegas dan hindari kata “akan”, “tidak“, “jangan“.
• Instruksi kata dibuat lebih simple (singkat, padat dan mudah dipahami).
• Buat struktur gambar akar lebih mudah dipahami, gambarkan bagan alurnya (flow chart).
• Buat penjelasan yang dibutuhkan dengan detail, penjelasan bukan multi tafsir atau harus bermakna tunggal (jika diperlukan).
• Buat dan cantumkan dokumen pendukung SOP lainnya (form, sheet, SK, dll).
• Tuliskan tanggal pembuatan SOP, serta tanggal Revisi (jika ada).
• Tuliskan siapa saja petugas pembuat SOP dan pihak meninjau dan mengesahkan.
• Tuliskan tanggal waktu penggunaan form (pelaksanaan).